Wir haben einige Neuerungen in der Vertragsverwaltung eingeführt, die dir einen noch besseren Überblick über deine laufenden Verträge geben.

Ab sofort kannst du auf Vertragsebene eine "zu informierende" Person festlegen, die ebenso wie die zuständige Person eine tägliche E-Mail-Erinnerung (Daily Digest) für fällige Verträge erhält. So werden keine wichtigen Vertragsfristen mehr verpasst.

Verbesserte Listenansicht

Eine Übersicht aller Verträge inklusive der relevanten Vertragsdaten findet sich im Archiv unter dem Reiter “Verträge”. Damit du einen Vertrag leichter zuordnen kannst, haben wir die Ansicht um die Spalte “Dokumentname” erweitert. So hast du alle wichtigen Informationen auf einen Blick und kannst die Ansicht mit Hilfe der Filter- und Sortierfunktion entsprechend anpassen.

Statusanzeige für Verträge

In der Vertragsübersicht kannst du jetzt ebenfalls Status jedes Vertrags einsehen. Ein Vertrag ist "aktiv", wenn das aktuelle Datum innerhalb des Start- und Enddatums liegt, wenn es nur ein Startdatum gibt und das aktuelle Datum danach liegt, wenn es nur ein Enddatum gibt und das aktuelle Datum davor liegt oder wenn der Vertrag kein Start- und Enddatum hat. Andernfalls wird der Vertrag als "inaktiv" betrachtet.

Ein neues Glockensymbol signalisiert, wenn eine Vertragsmahnung überfällig ist, d.h. das Wiedervorlagedatum überschritten wurde. Dies erleichtert das Erkennen von überfälligen Aufgaben.

Es kann nun zwischen "aktiven", "inaktiven" und "überfälligen" Verträgen gefiltert werden. Die Filterung erfolgt auf Spaltenebene und die Sortierung basiert auf der Datumsspalte.

Du möchtest mehr über die Vertragsverwaltung mit Candis erfahren? Vereinbare hier einen Termin mit unseren Experten.

Die Winterferien starten bald und leider lässt auch die Grippesaison nicht auf sich warten. Damit Freigaben nicht liegen bleiben, gibt es nun die Möglichkeit, eine automatische Weiterleitung von Rechnungsfreigaben an eine Stellvertretung einzurichten.

Hinterlege deine Stellvertretung in deinem Profil. Wenn deine Abwesenheit beginnt, wird die stellvertretende Person darüber informiert. Sie bekommt alle noch offenen Freigaben von dir sowie alle neuen während deiner Abwesenheit.

Solltest du unverhofft krank werden, kann auch ein:e Administrator:in deine Stellvertretung für dich hinterlegen.

Mehr erfährst du in unserem Hilfe-Center Artikel.​

Das Feature wird im Laufe der Woche für alle Nutzer verfügbar sein.

2023 hat sich bei Candis einiges getan. Am 09.01.2024 haben wir in unserer "Tipps & Tricks: So arbeitest du mit Candis" Webinar-Reihe unsere Updates vorgestellt und die Fragen unserer Kund:innen live beantwortet.

Unter anderem haben wir über diese Themen gesprochen:

• Updates im Rechnungsmanagement
• Erweiterung für DATEV Selbstbucher
• Ausgabenmanagement mit Kreditkarten
• Digitales Dokumenten - und Vertragsmanagement
• Candis für SAP B1

Am Ende des Webinars haben wir auch Einblicke in unsere Produkt-Roadmap für 2024 gegeben.

Hier findest du die komplette Aufzeichnung des Events:

Die Präsentation, die wir gezeigt haben, findest du hier.

Alle Fragen, die wir während des Events beantwortet haben, findest du hier.

Überweist du Rechnungen in DATEV Unternehmen online oder über unseren SEPA XML Export, und für einige Länder muss die BIC immer händisch nachgepflegt werden?

Ab sofort kannst du nun auch die BIC in Candis erfassen und exportieren.

DATEV Unternehmen online:

Sowohl BIC, eure Kundennummer wie auch die Stadt des Lieferanten können nun via des Rechnungsdatenservices 1.0 aus Candis zu DATEV übertragen werden.

SEPA XML Export:

Auch hier kann nun die BIC erfasst und exportiert werden - nützlich für Überweisungen von Rechnungen in Euro zu Ländern wie Schweiz oder Grossbritannien.
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Du musst dich nun nicht mehr bei unserem Partner Pliant einloggen, um dein monatliches Abrechnungs-PDF herunterzuladen. Sowohl das PDF als auch deine anstehenden Abrechnungszahlungen sind nun in Candis verfügbar.

In unserem Hilfecenter-Artikel findet ihr ausführlichere Informationen.

In Candis gibt es jetzt auch die Möglichkeit, Verträge digital zu verwalten. Das Vertragsmanagement ist Teil der Erweiterung für das Dokumentenmanagement.

Mit dem Vertragsmanagement kannst du Verträge in Candis ablegen, eine verantwortliche Person sowie Stellvertreter:in hinterlegen, Fristen erfassen und automatische Erinnerungen zur Wiedervorlage einstellen. Die Erinnerungen werden per Mail an die verantwortliche Person sowie die Stellvertretung gesendet.

Du hast jederzeit eine zentrale Übersicht über deine Verträge im Archiv. Dort siehst du auch auf einen Blick, welche Fristen nahen und wer im Team für den Vertrag verantwortlich ist.

Zugriff auf die Verträge haben derzeit alle Nutzer mit dem Status Admin oder Antragsteller. Zukünftig arbeiten wir an einer erweiterten Zugriffsverwaltung, die den Zugriff auf Verträge nur dann erlaubt, wenn die Person einer entsprechenden Gruppe angehört, die ihr speziell definiert. So kann z.B. der Zugriff auf Personalverträge einfach eingeschränkt werden.

Alle Informationen zum Vertragsmanagement findest du in unserem Hilfe-Center.

Wenn du das Vertragsmanagement für dein Unternehmen einführen möchtest, hast du im Candis-Archiv unter "Alle Dokumente" die Möglichkeit, eine Kurzberatung zu buchen.

Auch internationale Zahlungen einfacher gemacht!

Ab sofort kannst du mehr Felder bei Geschäftspartnern in Candis erfassen. Sowohl Adressdaten, E-Mail & Telefonnummern können hinterlegt werden als auch eure Kundennummer, BIC/SWIFT und internationale Bankkontodaten.

Du musst diese Daten nicht mehr in DATEV Rechnungswesen zusätzlich pflegen, da sie mit dem Stammdaten-Export an DATEV übertragen werden.

Bitte beachte, dass dieses Feature momentan nur für Nutzer der DATEV Selbstbucher Erweiterung zur Verfügung steht.

Der Prozess zur Kreditkartenerstellung und -beantragung hat einen neuen Look und neue Funktionen:

• Buchhaltungsinformationen wie Geschäftspartner, Kostenstelle und Freigeber:innen können bereits bei der Kartenerstellung festgelegt werden und werden bei jeder Transaktion direkt vorausgefüllt
• Existierende Karten können nun ersetzt werden, ohne dass die bei Händlern hinterlegten Zahlungsdaten ausgetauscht werden müssen. Das ist besonders praktisch, wenn z.B. Kreditkarten für Software-Abos auslaufen.

Schau dir im Video an, wie du die Kreditkarten mit hinterlegten Buchhaltungsinformationen optimal einsetzen kannst.

Unsere Candis Smartphone App bietet euch nun diese neue Funktionen:

• Ein PIN-Code kann als alternativer Weg zur Authentifizierung festgelegt werden
• Du kannst deine Abwesenheit nun auch in der mobilen App eingeben und auch andere Profileinstellungen ändern
• Dokumente werden nun automatisch mit Transaktionen verknüpft und als "auto-match" gekennzeichnet

Lade dir jetzt die App vom Apple Store oder vom Google Play Store herunter. Arbeite smarter, gib Rechnungen noch schneller frei und das von überall!

Das manuelle Zusammenführen von Beleg und Transaktion gehört der Vergangenheit an. Ab jetzt werden importierte bzw. hochgeladene Belege automatisch mit den zugehörigen Transaktionen verknüpft.

Wie das Auto-Matching funktioniert, erklären wir dir in unserem Hilfe-Center-Artikel.