Belege können nun während der Erfassung aufgeteilt werden. Das können verschiedene Kostenstellen oder verschiedene Umsatzsteuersätze sein. Werden aufgeteilte ohne Kostenstellen in die Freigabe geschickt, muss der erste Freigeber die Kostenstellen vor der Freigabe noch hinzufügen. Sollte die Aufteilung nicht stimmen, kann der Freigeber die Freigabe ablehnen.

Wenn Belege nicht vorkontiert werden, können sie nun vollständig in CANDIS erfasst werden. Und anschließend mit Belegdaten zu DATEV exportiert werden. Es gibt keine Doppelerfassung mehr. Wir freuen uns immer über Feedback!

Manchmal schlägt ein E-Mail-Import fehl, weil die E-Mail selbst oder der PDF-Anhang fehlerhaft ist. Dies führt zu unbezahlten Rechnungen und Mahnungen. Bisher konnte dies durch regelmäßiges Überprüfen des E-Mail-Imports gelöst werden. Aber selbst dann war nicht immer klar, warum eine E-Mail nicht importiert werden konnte.

Das haben wir nun geändert. Wir glauben, dass der E-Mail-Import immer funktionieren sollte. Und wenn nicht, muss klar sein, was fehlgeschlagen ist, damit du Maßnahmen ergreifen kannst. Du solltest nicht überrascht sein, wenn du eine Mahnung erhältst, nur um dann festzustellen, dass es an einem fehlgeschlagenen E-Mail-Import lag.

• Wenn eine E-Mail fehlschlägt, aus welchem Grund auch immer, markieren wir diese E-Mail als fehlgeschlagen
• Wir zeigen den Fehler im Import Menü in der oberen Menüleiste an, damit du einen fehlgeschlagenen Import nicht übersiehst
• Innerhalb der E-Mail zeigen wir mehr Informationen über den eigentlichen Fehler
• Du kannst auch den Original Anhang herunterladen, um eine Fehlersuche durchzuführen
• Wenn Dokumente aus einer E-Mail generiert werden konnten, zeigen wir Links zu den Dokumenten in CANDIS
• Wenn ein Dokument gelöscht wurde, zeigen wir an, wer es wann gelöscht hat, damit du immer GoBD konform bleibst
• Du kannst jetzt auch schnell sehen, ob eine E-Mail Dokumente generiert hat

Belege können nun auch im DATEV XML Format exportiert werden. Das ist dasselbe Format, dass wir bereits über den Rechnungsdatenservice 1.0 exportieren, lediglich als direkter Download.

Andere Anbieter von Rechnungswesen Programmen unterstützen den Import von Rechnungen im XML Format ebenfalls. Wenn man technisches Know-How hat, kann man das Format auch anderweitig verwenden.

Sprecht uns bei Fragen gerne an.

Wir schlagen Kontakte nun auch vor, wenn der ausgelesene Name nicht ganz korrekt ist:

• Leerzeichen, Bindestriche und andere Sonderzeichen werden ignoriert
• Firmenabkürzungen und Rechtsformen werden berücksichtigt
• Tippfehler und Zeichenvertauschungen werden berücksichtigt
• Unempfindlichkeit gegenüber Groß- und Kleinschreibung

Vor allem bei gescannten Rechnungen traten diese kleineren Fehler doch immer mal wieder auf. Wenn du mehr lernen möchtest, schau gern in diesen Artikel hier.

Belege können nun erneut exportiert werden. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn man neben DATEV noch ein Projektmanagement Tool nutzt, in dem die Belege ebenfalls abgelegt werden müssen.

Wir haben den DATEV Export verbessert und eine Reihe an neuen Funktionen eingeführt, die den Export schneller machen. Es ist nun auch einfacher, Fehler beim Export zu verstehen. Hier die neuen Funktionen im Detail:

1. Wir haben die DATEV Einstellungen überarbeitet, so dass man jetzt global festlegen kann, mit welcher DATEVconnect online Schnittstelle man exportieren möchte. Rechnungsdatenservice 1.0 (mit Belegdaten) oder Belegbilderservice (ohne Belegdaten). Diese Option steht beim Export jetzt nicht mehr zur Auswahl. Einmal verbunden, muss man sich beim Export nun nicht noch einmal authentifizieren.

Um den neuen Export zu nutzen, muss vor dem ersten Export DATEV einmal neu verbunden werden.

2. Nicht alle Belegtypen werden vom Rechnungsdatenservice 1.0 unterstützt. Bisher musste man immer zwei Exporte durchführen, wenn das der Fall war. Wir prüfen nun im Hintergrund, ob ein Belegtyp mit oder ohne Belegdaten exportiert werden kann, so dass nur noch ein Export notwendig ist.

3. Wenn ein Export fehlschlägt, unterscheiden wir in der Zusammenfassung nun zwischen vollständig fehlgeschlagenen Dokumenten, die gar nicht exportiert werden konnten und Dokumenten, die nur teilweise zu DATEV exportiert und dort nicht vollständig verarbeitet werden konnten.

4. Wenn ein Dokument teilweise zu DATEV exportiert wurde, kann man dieses nun mit einem Klick in DATEV Unternehmen online öffnen. So kann man nachvollziehen, wo das Problem liegt und das Dokument manuell nacherfassen.

5. Dasselbe kann man auch im Dokument selbst machen. So kann man zum Beispiel schnell prüfen, ob eine Rechnung schon bezahlt wurde.

Kostenstellen können nun im DATEV ASCII Format importiert werden. Vor dem Import kann geprüft werden, ob die Datei alle notwendigen Informationen enthält. Duplikate werden automatisch beim Import übersprungen.

Für interne Audits oder im Falle einer Betriebsprüfung kann man über die Historie jederzeit nachvollziehen, welcher Nutzer wann Importe durchgeführt hat und die ursprüngliche Datei herunterladen.

Im Menü zum Wechseln zwischen verschiedenen Organisationen werden nun die drei zuletzt genutzten Organisationen oben angezeigt.

Nach jedem Login ist nun ebenfalls immer die zuletzt genutzte Organisation aktiv.

Manchmal ist es schwierig zu verstehen, woher bestimmte von CANDIS erkannte Werte kommen.

Ab sofort kann man für jedes Feld nachvollziehen, aus welcher Quelle der jeweilige Wert stammt. Mit dieser Änderung hoffen wir die Auslesung von Belegen etwas transparenter zu machen.

Bewege die Maus dazu einfach über die farbige Ecke des jeweiligen Feldes. Danach öffnet sich ein Tooltip der dir zeigt, woher der jeweilige Wert stammt.

In Filtern mit mehr als zehn Einträgen kann man nun auch suchen.

Alle Werte, nach denen die Ansicht aktuell gefiltert ist, erscheinen ganz oben im Filter. Wenn es nur ein Suchergebnis gibt, kann man das Ergebnis auch mit ENTER bestätigen.